Connaissez-vous la définition de l’onboarding ? Il s’agit du processus d’intégration des nouvelles recrues dans votre entreprise.

Ce processus couvre en général la première semaine de l’employé : son accueil, sa mise en valeur et la mise en place de tous les outils et ressources nécessaires pour qu’il s’épanouisse et performe dans son nouveau rôle.

Afin de conserver les employés sur le long terme, il est important de perfectionner et constamment améliorer sa définition de l’onboarding.

Pourquoi est-ce crucial pour votre recrutement ? Un récent rapport de la Society for Human Resource Management a montré qu’un employé sur 25 quitte son nouvel emploi en raison d’une mauvaise expérience d’intégration.

Alors quelle est la définition de l’onboarding ? Quels sont ses enjeux pour votre processus de recrutement ? À quoi ressemble une intégration réussie en 7 étapes ?

Définition de l’onboarding : le principe

Le plan d’intégration d’un nouveau salarié

La plupart des employés n’ont aucune certitude par rapport à leur premier jour de travail. Comment vont-ils être accueillis ? Les missions vont-elles correspondre à leurs compétences ?

Vont-ils être accompagnés et formés ? Tout nouvel arrivant veut établir sa place dans l’organisation, apporter une contribution significative et établir des relations positives avec ses collègues.

Une bonne définition de votre stratégie d’onboarding a donc pour but d’organiser et faciliter l’intégration de ce nouveau membre au sein d’une équipe et d’une entreprise. Il peut alors acquérir les attitudes, connaissances, compétences et comportements nécessaires pour fonctionner efficacement au sein de votre organisation.

Un programme d’intégration depuis le premier jour jusqu’au 3e mois

Certains employeurs pensent que la phase d’intégration se déroule naturellement, presque “toute seule”. Pourtant, 30% des demandeurs d’emploi quittent leur travail dans les 90 premiers jours.

De l’accueil que l’on reçoit le premier jour jusqu’au déroulé des 3 premiers mois, l’onboarding est la définition, la base même de l’expérience employé. Il a été démontré que de faibles niveaux d’engagement de la part des entreprises au début du contrat augmentent considérablement le risque de démission par la suite.

Pour plus d’informations : Comment mettre en place le recrutement sans CV dans son entreprise ?

Mise en place d’un système d’intégration

Le but n’est pas de repartir de zéro à chaque nouvelle embauche. Vous devez créer et tester un système applicable pour chaque nouvelle arrivée. Un livret d’accueil, des process d’installation et de prise en main des outils, la définition des tâches, l’introduction et la présentation de l’équipe, etc.

Toutes ces préparations sont indispensables pour accueillir les nouveaux employés de manière égales, sans être pris par le temps. Cela demande donc un travail de réflexion en amont, mais vous gagnerez ensuite en rapidité et efficacité.

Pour avoir le maximum d’informations : Entretien embauche : questions à poser par le recruteur en amont

Définition de l’onboarding : les enjeux

Faire une bonne première impression

Comme on l’entend souvent, la première impression est la plus forte : elle a un impact durable. L’onboarding des employés de votre entreprise est donc votre chance de donner une bonne image et de motiver vos nouveaux collaborateurs.

Le nouvel arrivant doit se sentir bien accueilli et apprécié, avec toutes les cartes en mains pour atteindre ses objectifs. En échange, il sera investi, déterminé et développera une fidélité envers votre entreprise.

Éviter des taux de rotation élevés

À l’inverse, une mauvaise définition de votre parcours d’intégration peut avoir des effets désastreux.

Si le nouveau embauché se sent en situation d’échec ou dans un lieu de travail inefficace et hostile, il peut très vite être découragé.

Si la situation persiste, il y a de fortes chances qu’il démissionne après sa période d’essai. Le résultat d’un mauvais onboarding peut être des turnovers en hausse et donc des coûts de recrutement élevés.

Afin d’avoir le maximum de conseils : Quels sont les avantages de recruter en télétravail dans votre entreprise ?

Préserver ou améliorer votre marque employeur

On ne le répètera jamais assez : la manière dont vous traitez les candidats et les employés a un énorme impact sur votre image employeur, qui en retour influence l’opinion des talents sur votre entreprise.

Grâce à un onboarding attentif et de qualité, vous améliorez l’engagement du nouvel employé, mais aussi des futurs arrivants. C’est la définition même du bouche-à-oreille, qui ne doit pas être négligé dans votre recrutement global.

Définition de l’onboarding : 7 étapes pour une bonne intégration

Préparez vos collègues au nouvel employé

Avant d’intégrer un nouveau collaborateur, faites une annonce officielle lui souhaitant la bienvenue dans l’entreprise. Cela peut être fait en personne ou par e-mail. Précisez le rôle du nouvel employé, son niveau d’expérience, ses tâches et missions, et encouragez les autres employés à bien l’accueillir.

Ainsi, le processus d’onboarding sera par définition facilité : ils pourront aider le nouveau venu, et ce dernier se sentira le bienvenu.

Un article à ce sujet : 5 étapes pour préparer l’arrivée d’un nouvel employé

Faites en sorte que son espace de travail soit prêt pour son premier jour

L’espace de travail est crucial pour le bien-être en entreprise. En tant que nouvelle recrue, rien n’est pire que de ne pas avoir les outils dont vous avez besoin pour réussir vos objectifs.

Alors qu’à l’inverse, lorsque vous répondez aux besoins de l’employé, il se sentira valorisé et sa prise de poste sera un succès. Voici quelques actions simples et efficaces à mettre en place pour son onboarding :

• configuration à l’avance de l’ordinateur ;
• création du badge d’accès ;
• création et configuration de l’adresse mail professionnelle et des numéros de téléphone ;
• définition et création des accès des outils internes à votre entreprise ;
• mise à disposition des fournitures de bureau nécessaires.

Installez les applications et logiciels nécessaires

Pour préparer son poste de travail, assurez-vous que le nouvel employé a accès à tous les programmes, logiciels ou fichiers dont il aura besoin pour son premier jour.

Si vous n’accordez pas de temps à cette étape, cela peut tout simplement ralentir la formation et donc l’onboarding, entraver sa capacité à se mettre au travail et par conséquent affecter ses perceptions sur votre entreprise.

Présentez le nouvel arrivant aux autres employés

Prévoyez du temps pour que le nouvel employé rencontre les personnes, ainsi que les services clés, lors de sa première semaine. Bien qu’il ne se souvienne probablement pas des noms de tout le monde, cela lui donnera un bon aperçu de l’endroit où aller pour obtenir ce dont il a besoin, en termes de ressources ou d’informations.

Ces présentations l’aideront également à comprendre comment fonctionne votre entreprise, la définition des postes de chacun et son rôle dans la structure globale.

Prévoyez un repas avec toute l’équipe

Rien de mieux que de faire connaissance autour d’un bon repas. Lors de ses premières semaines, organisez un déjeuner ou une petite pause après le travail pour le nouvel employé et ses collègues directs.

Cela aidera à briser la glace et de commencer dans un environnement de travail détendu. Et vous n’avez même pas besoin de quitter le bureau pour cette étape : les employés peuvent par exemple apporter leur propre déjeuner et se réunir dans une salle.

Prenez vous-même le temps d’en apprendre un peu plus sur votre nouvelle recrue, en dehors du processus d’onboarding. Lorsqu’un employé se sent valorisé et pris en considération par son équipe, à la fois sur le plan personnel et professionnel, il est plus susceptible de rester sur le long terme.

Laissez-lui suffisamment de temps pour se former et s’entraîner

Lors de sa première semaine, le nouvel employé devrait pouvoir se former sans être pressé par le temps. Même s’il a exercé la même fonction ailleurs, il y aura par définition des différences entre ces anciennes compagnies et votre entreprise.

La mise en place d’un plan de formation est donc un élément essentiel pour aider les nouveaux employés à trouver leur place dans votre organisation. Cette phase de l’onboarding doit couvrir les règles, processus, procédures et attentes de l’entreprise.

L’affectation d’un mentor ou d’un tuteur peut également aider le nouvel employé à s’acclimater à son travail, en leur donnant une personne qui est prête à répondre à leurs questions et à les guider dans certaines de leurs tâches.

N’oubliez pas d’effectuer un suivi du processus d’intégration

Cette étape est la plus importante et souvent la plus négligée par les employeurs. Organisez des points tous les 30, 60 et 90 jours avec le nouvel employé. Même s’il se porte bien et que vous sentez qu’il n’a pas besoin d’une évaluation, rencontrez-le tout de même.

C’est l’occasion pour vous d’en savoir plus sur la qualité et l’efficacité du processus d’onboarding de votre entreprise, du point de vue des employés. Qu’ont-ils apprécié ou non dans le processus ? Ont-ils des suggestions ? Quelles modifications apporteraient-ils si nécessaire ? Profitez de la chance d’avoir un feedback pour perfectionner votre recrutement.

Pour avoir le maximum de conseils : Les 5 étapes du processus de recrutement pour réaliser votre embauche efficacement

Définition de l’onboarding : en résumé

Pour réussir l’intégration des nouveaux arrivants, il faut donc mettre en place un système d’onboarding applicable à l’arrivée de chaque recrue, avec des process, des fonctionnements et une définition des rôles bien définis à l’avance.

Cela permet de donner une bonne première impression au candidat, et donc de le fidéliser sur le long terme. De plus, votre entreprise améliorera sa réputation employeur.

En parallèle, n’hésitez pas à lire : E-reputation de votre entreprise : quel impact sur votre recrutement ?

Si vous voulez mettre en place un onboarding étape par étape, suivez les 7 que nous vous conseillons : annoncer l’arrivée du nouvel employé, préparer son espace de travail et ses outils, le présenter officiellement aux différents services puis plus personnellement à ses collègues directs au cours d’un repas, lui laisser le temps de se former et mettre en place un système de feedback régulier.

L’onboarding est donc par définition la plus grande force de votre recrutement s’il est réussi, et la plus grande erreur s’il est négligé.