Les 5 étapes du processus de recrutement pour réaliser votre embauche efficacement !

December 9, 2019

Vous avez décidé de vous lancer dans le recrutement d’un nouveau collaborateur ? Les 5 étapes du processus de recrutement sont indispensables pour que vous puissiez choisir efficacement votre futur employé !

Pour vous faire gagner du temps, nous avons recensé pour vous 5 points indispensables à une embauche bien supervisée et réalisée avec brio ! Découvrez-les !

Étape 1 : Définir le besoin en recrutement exact de votre entreprise

Pour sélectionner le bon candidat, vous devez en préambule déterminer : les nouveaux besoins de votre entreprise, le poste à recruter et sa fiche de poste.

Un point fondamental des 5 étapes du processus de recrutement. Pour ce faire, répondez aux questions suivantes pour la future embauche :

Un poste à temps plein ou à temps partiel ? Pour quel nombre d’heures hebdomadaire ou mensuel ?

Un CDD, un CDI ou un contrat saisonnier ? Pour quel motif ? Surcroit d’activité temporaire, création de poste, départ en retraite, remplacement d’un salarié…

S’il s’agit d’un remplacement, pour quel motif a-t-il lieu ? Est-ce que le salarié présent auparavant a démissionné ? Si oui, pour quelles raisons ? Si le poste nécessitait plus qu’une personne à temps plein, autant ne pas tenter le diable et éviter le burn-out du futur collaborateur.

Préférez plusieurs postes à mi-temps ou évaluez parfaitement la charge de travail afin de la répartir entre par exemple deux salariés à temps plein.

Pour quel poste ? Intitulé exact.

Pour quelle rémunération ? Taux horaire, primes…

Rédigez ensuite la fiche de poste (si elle n’a pas été déjà rédigée auparavant ou qu’elle demande des modifications ou améliorations) qui sera nécessaire à la rédaction de l’annonce d’emploi.

Ensuite, listez les compétences humaines, personnelles et professionnelles requises pour ce poste : formations, certifications, expériences professionnelles, qualités humaines et professionnelles telles que l’esprit d’équipe, l’assiduité, l’autonomie, la prise d’initiative, etc.

Définissez maintenant une deadline (une date limite) pour la réception des candidatures.

En parallèle, je vous invite à lire : Trouver le candidat idéal pour votre entreprise !

Étape 2 : Rédiger le plus clairement possible l’annonce du poste à pourvoir et la diffuser

Précisez les avantages pour le salarié à intégrer l’entreprise : mutuelle et prévoyance, tickets restaurants, frais kilométriques, etc.

Mettez en avant les valeurs de votre entreprise et ses objectifs.

Détaillez bien l’annonce pour que le potentiel salarié sache exactement ce qui est attendu de lui pour la future mission. Cela permettra non seulement d’éviter une déception pour le candidat, mais également de filtrer d’entrée de jeu les candidats les plus motivés, car ils sauront exactement pour quoi ils postulent.

Diffusez l’offre d’emploi en interne.

Diffusez ensuite l’offre d’emploi en externe :

Réseaux professionnels de type LinkedIn ou Viadeo.

Réseaux sociaux généralistes de type Facebook, Twitter.

Sites d’annonces d’emplois tels Indeed et Leboncoin.

Directement sur votre site internet si vous en avez un.

Par le biais de Pôle-Emploi.

En contactant directement des écoles avec une spécialisation dans le corps de métier recherché.

Auprès de cabinets de recrutement ou d’agences intérimaires, si vous souhaitez déléguer la partie de l’entretien d’embauche.

Par ailleurs, si votre secteur d’activité recrute difficilement, comme les secteurs d’aides à domicile, vous pouvez influencer et booster le recrutement en proposant aux salariés embauchés d’obtenir une prime, s’ils participent à la mise en relation d’un proche avec le service recrutement.

Ce dispositif se nomme la cooptation et est de plus en plus pratiqué.

Un article à ce sujet : Comment rédiger une annonce de recrutement ?

Étape 3 : Trier les candidatures en amont avec prise de contact téléphonique éventuelle

La deadline de candidature est passée. Regroupez toutes les candidatures quelques jours (3 à 4 jours) après la date limite.

Deux cas de figure s’imposent alors à vous :

Cas 1 : vous n’avez pas assez de candidatures ou trop peu qui vous conviennent ! Les principaux problèmes peuvent être que :

Vous n’avez pas assez bien diffusé l’annonce ou sur trop peu de supports. Vous pouvez donc relancer votre diffusion d’annonce d’emploi à plus grande échelle.

Vous n’avez pas été assez clair dans la rédaction de la proposition d’emploi.

Le niveau d’études est trop important pour ce type de poste.

La rémunération n’est pas assez pertinente.

Les tâches inhérentes aux postes sont trop nombreuses pour une seule personne, trop peu d’avantages derrière et le jeu n’en vaut donc pas la chandelle pour le salarié.

D’autres raisons peuvent expliquer le peu de candidatures, dans ce cas remettez votre jugement initial ou vos attentes en question.

Redéfinissez une fiche de poste et une proposition d’emploi convenable et mettez-vous à la place du candidat. Qu’attend-il exactement ? Vous positionneriez-vous sur cette proposition d’emploi si vous étiez à sa place ?

Cas n° 2 : vous avez assez de candidatures, voire énormément de candidatures !

Vous ne pourrez pas forcément rencontrer tous les candidats qui souhaitent intégrer votre entreprise.

Vous allez donc présélectionner vos candidats avant le jour J. Prenez votre pile de candidatures et reprenez votre fiche de poste ainsi que la liste des compétences nécessaires pour celui-ci.  Commencez à étudier vos candidatures posément.

Si certaines candidatures ne vous paraissent pas assez approfondies et qu’il vous manque des informations importantes avant de proposer un éventuel rendez-vous, n’hésitez pas à prendre contact avec le futur collaborateur.

Vous pourrez ainsi effectuer un petit test téléphonique avant de le rencontrer. Cela vous permettra notamment de vérifier son niveau de motivation, sa faculté d’élocution. Cela est notamment très important si vous proposez par exemple un poste dans la communication, un poste d’agent d’accueil et tout poste nécessitant d’avoir un contact constant avec une clientèle.

Certains recruteurs préfèrent carrément fixer une date d’entretien téléphonique ou visio via Skype avant tout entretien physique. Quand d‘autres préfèrent rencontrer physiquement et directement le postulant sans prise de contact préalable.

Afin d’avoir le maximum d’informations : Comment utiliser LinkedIn pour le recrutement de son entreprise ?

Étape 4 : Préparer l’entretien d’embauche, le test éventuel et mener l’entretien

Préparez convenablement et préalablement votre entretien de recrutement, car c’est l’une des 5 étapes du processus de recrutement les plus impactantes.

Pour ce faire, préparez une liste de questions liées à la candidature du salarié postulant : éléments manquants lors de la candidature, questions pour déterminer son niveau de motivation…

Regroupez fiche de poste et qualités humaines et professionnelles attendues.

Déterminez en fonction du poste vacant, si vous mènerez cet entretien seul ou avec des collaborateurs spécifiques : manager, DRH, directeur général, collaborateurs du service des ressources humaines, etc.

Avez-vous besoin d’effectuer un test pour évaluer certaines compétences de votre futur employé ?

Si oui, préparez un test efficace, sur papier ou sur ordinateur. Une liste de questions essentielles sous forme de QCM par exemple pour prouver les connaissances du postulant, un test sur Word ou Excel sur PC pour vérifier sa maîtrise de ces outils informatiques, etc.

Essayez d’imaginer et de préparer l’accueil de votre futur collaborateur aussi chaleureusement que possible, dans un cadre propice à un dialogue fluide et à le recevoir avec un café ou un thé pour détendre d’entrée de jeu le candidat.

Une fois votre entretien préparé et la date fixée, vous n’avez plus qu’à rencontrer le candidat lors du fameux entretien de recrutement.

En parallèle, n’hésitez pas à lire : Comment mettre en place le recrutement sans CV dans son entreprise ?

Étape 5 : Rédiger les documents nécessaires à l’embauche et intégrer le nouveau salarié

Voilà, c’est tout bon ! Vous avez mené vos entretiens d’embauche comme vous l’espériez. Tout s’est déroulé comme prévu, grâce à la préparation antérieure du processus de recrutement pour mener un entretien adéquat.

Prenez maintenant le temps de la réflexion pour sélectionner le candidat qui intégrera votre entreprise.

Réfléchissez-y seul ou avec les collaborateurs qui vous accompagnaient lors de l’entretien d’embauche. Pesez-le pour et le contre pour chaque candidat et optez pour la meilleure candidature.

Après avoir établi qui sera votre futur collaborateur, prenez contact avec lui pour savoir s’il souhaite toujours intégrer votre entreprise. Si tel est le cas, occupez-vous de rédiger et de transmettre tous les documents nécessaires et préalables à l’embauche définitive :

Contrat de travail avec : termes de la mission, conditions d’exécution, période d’essai, rémunération, avantages sociaux, lieu de travail, précision sur les congés payés et autres éléments nécessaires et légaux.

La DPAE, la déclaration préalable à l’embauche à effectuer en ligne.

L’inscription du nouvel embauché au registre unique du personnel.

L’affiliation aux différents organismes de l’entreprise : mutuelle, prévoyance, organisme de retraite, etc.

La planification de la visite médicale avant embauche auprès des organismes concernés.

Prenez ensuite rendez-vous avec votre futur collaborateur pour lui faire signer les documents nécessaires à l’embauche.

Vous n’avez plus qu’à préparer un parcours d’intégration avant sa venue pour qu’il puisse se sentir à l’aise au sein de votre entreprise et en adéquation avec les valeurs que vous souhaitez véhiculer.

Proposez une rencontre avec le personnel de votre entreprise, une formation sur mesure, une visite des locaux ou du terrain pour les emplois extérieurs…

Ne minimisez surtout pas l’étape de doublon et d’intégration pour que votre collaborateur puisse se sentir en confiance et accomplisse efficacement les tâches qui lui sont attribuées en ayant au préalable été dument formé.

Pour avoir plus d’informations : Quels sont les avantages de recruter en télétravail pour votre entreprise ?

Grâce aux 5 étapes du processus de recrutement que vous avez anticipées et préparées, vous avez désormais toutes les clés en main pour mener à bien le recrutement de vos futurs collaborateurs ! Bon recrutement !