89 % des candidats considèrent comme un manque de respect de ne pas obtenir de réponse, même si c’est le refus de leur candidature. Et lorsqu’ils ont enfin une lettre ou un mail les informant de la décision, ils sont souvent remplis de phrases toutes faites et peu personnalisées.

Si vous lisez cet article, c’est que vous avez à cœur d’humaniser vos refus. Car ce n’est pas parce que vous n’êtes pas intéressé par un postulant maintenant, que vous ne le serez pas d’ici quelques mois. Il est donc important de prendre soin de l’expérience candidat jusqu’à l’étape finale, celle du refus de candidature.

Ça peut paraître paradoxal, mais si vous refusez un candidat dans les règles et surtout en prenant en compte la dimension émotionnelle et humaine de cette annonce, il repartira avec une meilleure image de vous et de votre entreprise. Le refus de candidature est une situation gagnant-gagnant !

Alors pourquoi prendre le temps d’écrire des refus de candidature, et comment les optimiser pour que le candidat se sente respecté et considéré par vous et votre entreprise ?

L’importance du refus de candidature

Pourquoi nous ne le faisons généralement pas ?

Le refus d’une candidature n’est pas une action agréable ou facile à réaliser, même pour les plus expérimentés d’entre nous. Ce n’est juridiquement pas obligatoire, et nous avons souvent tendance à négliger cette partie.

De plus, envoyer un refus de candidature à tous les postulants non retenus est une tâche chronophage. C’est la raison principale qui décourage les RH : le manque de temps. Pourtant, elle est indispensable à la bonne image de notre entreprise.

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des outils pour simplifier les refus de candidature. C’est ce qu’on appelle les ATS, acronyme pour Applicant Tracking System. Vous pouvez gérer de bout en bout une campagne de recrutement avec un ATS, ou bien le dédier à une étape précise. Le système est modulable et s’adapte à vos besoins. Par exemple, vous pouvez le planifier pour qu’ils répondent à tous les candidats lorsqu’ils sont éliminés d’une étape du recrutement.

Et si vous voulez gagnez du temps sans utiliser d’ATS, est-ce qu’il existe une solution intermédiaire ? Et bien oui ! Vous pouvez regrouper les candidatures refusées par justification de refus. Vous créez ensuite une lettre personnalisée par type de refus, et vous pourrez l’envoyer aux groupes correspondants d’un seul coup.

En parallèle, je vous invite à lire : Comment mettre en place le recrutement sans cv dans son entreprise ?

Pourquoi nous devons le faire ?

L’expérience candidat durant un processus de recrutement déterminera sa perception de votre entreprise. Hors, on sait que plus de 90 % des candidats ayant eu une mauvaise expérience déconseillera votre société autour de lui, voire boycottera vos produits. Et oui, un candidat est également un potentiel client ! Il est donc primordial de ne pas négliger les refus de candidature : vous avez beaucoup plus à perdre qu’à gagner dans le cas contraire.

Le challenge d’une bonne lettre de refus, c’est donc de communiquer votre volonté au postulant, tout en le persuadant du bien-fondé de votre décision. Le but est de ne pas perdre les meilleurs talents sur le long-terme : vous avez peut-être d’autres postes à leur offrir. Sauf que 78 % d’entre eux le refuseraient s’ils ont eu une mauvaise expérience lors de leur première candidature.

Vous devez donc vous mettre à la place du candidat : vous vous êtes mutuellement consacré du temps et de l’énergie. Le candidat a bloqué du temps, peut-être posé des jours de congé pour passer l’entretien. Il a étudié votre entreprise et a préparé ses arguments. Et surtout, il s’est projeté émotionnellement avec vous. C’est le facteur le plus important : ne pas lui adresser un refus de candidature, c’est comme trahir la confiance qu’il vous a temporairement accordé. Plus votre entreprise plaît au candidat, plus sa réaction sera radicale si vous le décevez.

Ce qu’il ne faut pas confondre, c’est déception et animosité. Le candidat sera forcément déçu suite au refus de sa candidature, mais cela ne conduit pas irrémédiablement à une rupture de confiance. Votre réponse sera probablement le dernier échange que vous aurez avec le postulant, et si cette dernière impression est mauvaise, c’est malheureusement celle qui restera dans son esprit.

Afin d’avoir le maximum de conseils, n’hésitez pas à lire : Comment trouver le candidat idéal pour son entreprise ?

Comment justifier un refus de candidature ?

Refus pour les candidatures à une offre d’emploi

Restez factuels et objectifs. Le candidat a besoin d’une explication rationnelle pour justifier l’élimination de sa candidature. Faîtes preuve de tact mais soyez ferme : savoir dire non évite toute incompréhension. Sinon, vous tomberez sur des candidats qui essayeront encore et encore de négocier leur refus.

La première justification possible du refus d’une candidature, c’est que le candidat ne répond pas aux pré-requis initialement demandés dans le poste : niveau d’anglais courant, 3 années d’expérience minimum, maîtrise d’un logiciel précis,… S’il lui manque l’une de ces compétences, votre choix sera compris. Le postulant doit même probablement s’attendre à ce que ça coince à ce niveau, et votre décision lui semblera logique.

Si tous les critères initiaux sont remplis par la candidature, il s’agit d’expliquer pourquoi vous n’avez pas jugé le postulant adéquat pour ce poste. C’est la partie la plus délicate du refus, puisqu’elle fait appel à une plus grande part de subjectivité. Soyez honnête : “Nous avons privilégié un candidat avec une expérience supérieure”, “Le candidat retenu maîtrisait également l’Allemand, ce qui nous a semblé un atout supplémentaire” ou “La personne que nous avons retenue avait développée un projet test à nous présenter le jour de l’entretien”. Vous saisissez l’idée !

Qu’est-ce que celui ou celle que vous avez retenu avait de plus que les autres ? Il y a forcément un facteur qui a joué en sa faveur. Identifiez-le, et expliquez-le aux autres dans le refus de leur candidature. Ce pourra également être une source d’inspiration pour eux ! Ce n’est pas tant votre réponse qui leur importe que votre “Pourquoi”.

Afin d’avoir le maximum d’informations, je vous invite à lire : Les 5 étapes du processus de recrutement pour réaliser votre embauche efficacement !

Refus pour les candidatures spontanées

Il est également important de répondre et de refuser les candidatures spontanées. Encore une fois, on reste toujours dans cette logique de conserver une bonne relation avec le candidat, d’offrir une expérience positive et d’améliorer votre marque employeur.

Malgré votre refus, remerciez le candidat pour son intérêt pour votre entreprise et sa candidature. Expliquez ensuite que vous n’avez pas de poste à pourvoir pour le moment, mais que vous serez par exemple ravis d’échanger avec lui via l’un de vos réseaux sociaux. Indiquez ensuite le nom de l’un de vos comptes, et engagez le postulant dans vos futures publications. Si vous participez à un évènement ou que vous en organisez un, vous pouvez également lui indiquer que vous seriez enchantés de le rencontrer là-bas !

Modèle de réponse pour un refus de candidature

L’une des attentes les plus importantes des candidats est la personnalisation du refus. Au revoir les modèles de réponses vagues et toutes faites ! L’idéal est de faire un template de lettre ou de mail avec des espaces vides où interviendront les feedbacks personnalisés. De nouveau, vous pouvez les regrouper par candidatures et raisons de refus pour gagner du temps.

Voici quelques astuces pour humaniser le refus d’une candidature, par mail ou par lettre :

• Signez la réponse avec le nom d’une personne qui a échangé avec le candidat
• Remerciez le candidat pour son temps et son implication. Ne vous contentez pas d’un simple “Merci”. Le candidat doit sentir que vous êtes reconnaissant qu’il vous ait choisi et porté de l’intérêt.
• Valorisez quelques points forts, par exemple ses expériences, son niveau d’anglais impeccable ou son énergie positive
• Expliquez pourquoi il n’a pas été retenu pour ce poste
• Donnez des pistes au candidat pour qu’il s’améliore sur des points précis, avec pourquoi pas des idées d’autres postes en accord avec ses compétences et valeurs. C’est l’un des points les plus importants. Le candidat aura vraiment le sentiment que vous vous souciez de sa réussite (et c’est le cas) !
• Si un candidat vous a particulièrement plu, mais qu’il ne convient malheureusement pas pour ce poste précis pour diverses raisons, n’hésitez pas à l’encourager pour qu’il vous recontacte plus tard. Par exemple, “Nous serions ravis que vous nous contactiez de nouveau une fois que vous serez diplômé de votre école”.

Ce qu’il faut retenir

Un refus de candidature doit être rationnel, honnête et ferme. Il ne s’agit pas de consoler le candidat non retenu, mais de lui expliquer les raisons du refus de sa candidature. Il pourra alors soit s’améliorer, soit postuler à une autre offre qui lui correspond mieux.

Cette étape n’étant pas la plus agréable du métier de RH, il est tentant de la mettre de côté, voire de la supprimer complètement du processus de recrutement. Mais qu’il s’agisse d’un refus pour une candidature spontanée ou pour une offre d’emploi, l’importance de cette étape reste la même. Vous ne voulez pas perdre le candidat sur le long terme et conserver une relation de confiance avec lui.

Restez factuels et objectifs dans vos réponses. Utilisez un ATS pour gagner du temps, ou créez des templates par catégories de refus. Testez différentes méthodes : vous en trouverez forcément une qui vous convient, et qui sera compris par les candidat refusés. Alors à vos mails et vos claviers : un refus de candidature est toujours mieux que pas de réponse du tout !

En parallèle, n’hésitez pas à lire : Le refus de candidature est aussi important que l’embauche ?